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中兴通讯财务HR共享平台方

时间:2019-06-21 19:34来源:外汇
中兴通讯提供最先进的企业财务管理和建设方案,并实现统一财务监控,让财务制度/数据/业务处理彻底透明,也能大幅降低财务处理成本。先进的人事共享平台可支撑集团性企业复杂

  中兴通讯提供最先进的企业财务管理和建设方案,并实现统一财务监控,让财务制度/数据/业务处理彻底透明,也能大幅降低财务处理成本。先进的人事共享平台可支撑集团性企业复杂组织架构的人事自助式应用。

  现阶段企业大多采用传统分散式的财务管理模式,在企业实际运转过程中存在以下问题:组织效率低下、成本不断增加。分散式财务管理模式下,各办事处/子公司均设有独立的财务部门,沟通协调难,响应速度慢,组织效率低,各地人员不可复用,导致成本增加。

  分/子公司的增加导致管控难度增加。分/子公司的财务管理各自为政,没有统一标准和规范进行协调,难以实现公司级的数据集成和收敛,难以实现统一管控。

  缺乏对业务的支持和战略推进能力。分散模式下,会计基础业务处理和财务数据核对耗费财务团队大量精力,制约其本应发挥的业务支持和战略推进能力;财务管理所能够提供给企业做决策的信息不够系统、集中、明晰;财务和业务之间壁垒严重,缺乏合作与解决问题的能力。

  报账流程过长。传统模式下员工为报账需多次找各级领导进行签字,并直接到财务部门进行报账,整个过程环节众多,占用了员工大量有效工作时间。同时领导的工作安排也常常会被财务审批签字而打乱,异地更要利用传真、邮件等方式跟踪审批,使得公司领导的时间管理碎片化。

  资金管理分散。各分支机构均开立银行帐号,沉淀了大量流动资金,资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约,严重滞后于业务发生,无法实现资金对企业运营的最大化利用。同时,大量的银行对帐工作,财务人员工作负荷大,无法避免出错。

  财务共享服务,是将不同会计主体(政府或企业)、不同地点的财务业务通过人员、技术和流程的有效整合并共享,实现财务业务标准化和流程化的一种手段,是强化内部控制、降低成本、提高财务服务水平的一种财务管理创新。

  财务共享服务将共性的、重复的、标准化的业务放在共享服务中心,摒除各自的弊端,财务日常业务集中处理,实现集中核算管理、集中财务运营、集中资金管理、集中数据平台。

  财务共享并不是简单合并重复性的日常工作,也不是把人员集中在一起办公,提供服务,而是通过财务共享方案的实施,促使财务人员转型,使财务人员由记账转向财务建议、财务管理,为各个部门、各项业务提供财务支持,把工作重心转到高价值的决策支持上来,更好实现财务职能,满足核心职能的需要。

  共享服务平台总体方案架构的规划可以从基础支撑,业务运营,决策分析等层面进行设计,满足报账中心,核算中心,资金结算中心等业务集中运营的需要。并基于对财务管理业务分析,结合业界财务管理信息化的最佳实践,构建未来财务业务一体化应用架构目标蓝图。

  电子报账、影像系统、电子凭证、银企直联系统是支撑共享服务的核心运营系统,通过他们的建设可以把企业现有的核算,资金等系统有机的协同起来,满足财务共享运营的需要。

  电子报账平台是财务共享的核心平台,完成员工自助报账、全业务报账、端到端无落地处理,电子化审批,集中自动帐务处理;

  电子凭证/电子影像系统完成报账原始单据信息采集、发票源数据影像传输,实现会计影像和电子流审批和会计档案E化管理;

  全面预算系统:实现集团预算全面预算业务覆盖,精细化、信息化管理,建立从预算编制、分解、下达、执行管控和查询全生命周期流程化管理。

  运营支撑系统:知识管理、绩效评价、员工管理、任务派单等。会计质量管理系统:岗位操作指导、建立全面的核算质量管理体系和检查机制和评价体系。

  企业员工进入电子报账系统填写各类费用报销或差旅报销信息,系统提供向导式单据填写方式,系统提供各种费用类型的标准单据格式如差旅费、日常及其他费用、订单费用(工程建设、资产采购等)、借款、还款、供应商预付、已列帐支付申请、杂项报销、暂收报账、批量报账、计提费用报账、应收发票报账、应收收款报账、税金报账、其他报账单等等等。

  系统实现全流程电子审批,审批流程和限额系统自动设定,自动流转。报账人、审核人、管理员可以查看审批进度和下一处理人。审批流程可以按照区域或部门来设置,根据部门+费用类型+限额来决定一个审批流向,紧急审批可以通过短信审批。系统支持审批流程变更,在途数据处理系统自动控制预算(提示,不通过,通过)。

  系统实现自动会计原则,业务人员只需要选择业务类型,不需要关心财务入账科目。系统根据业务类型+成本中心属性+单据类型(或行类型)来判断具体的会计科目,系统支持备抵科目的产生。可以根据单据类型设定产生:AP发票,AR发票,GL凭证。会计科目从ERP而来,并且映射到业务类型上,映射规则可以人工修改;

  共享服务系统实现集中帐务处理,报账系统的会计科目可以被审核会计看到并修改,报账系统的发票或凭证可以导入ERP,如果出错可以修改后再导入;审核会计可以批量导入发票或凭证;审核会计可以同时导入多个子公司(OU)的发票或凭证,审核会计可以手工指定需要导入的会计期间,可以查看导入ERP的发票或凭证的处理情况。

  实物单据采用全程管理方法,单据提交后,国内可由财务票据管理人员集中邮寄到共享财务中心,海外扫描后可在当地保存,员工可以打印报账单据。报账单据自动产生条形码,可以对打印后的单据进行扫描,实物单据传递全程通过条形码扫描来记录当前状态和处理历史。员工和管理员可以看到实物单据当前状态和处理历史。传递条形码时,支持手工输入和扫描2种。

  a. 系统提供随时随地,多样快捷、多个入口(系统、短信、邮件、portal等)的业务审批方式。

  财务共享实施给企业业务处理成本显著下降。通过制度、流程的标准化,改变了以往各业务单位“各自为政”的财务运营模式,人员复用率提高,业务处理成本大幅下降。总结财务共享给企业带来的利益,有以下几点:

  a. 财务运作效率大大提高。复杂的账务审核工作变得更简单、更规范、分工更为细化,在大量节省人力成本的同时,保证了业务效率和质量的可靠。

  c. 对公司的经营管理实现有力支持。利用统一平台对各类数据进行抽取与转换,形成数据仓库,基础数据可用于即时查询,统计报表及数据分析,从而应用于决策、管理及经营支持。

  d. 满意度大幅度提高。财务人员的角色发生了根本改变,形成在服务中监督,在监督中服务的新模式,前所未有的服务体验以及财务业务处理效率的提升,使得员工满意度大幅提高。

  e. 实现集团范围的财务监控。共享服务使财务人员和业务人员可能的联络被切断,业务人员面对的是经过封装的共享服务中心,串通舞弊的可能大大降低。此外,所有的业务处理对集团彻底透明,任何一笔业务均可以通过共享服务中心进行查阅,可及时发现问题。

  f. 提高资金使用效率,减少资金风险。财务共享服务实现了跨地域审批、跨地域支付,彻底解决各分支机构开设银行账户所造成的资金占用问题。

  g. 提高报账全流程效率,节约报账成本。财务共享服务大大简化了员工的报账过程:员工在任何时间、任何地点,在线或离线提交报账单据;领导在任何时间、任何地点多种方式(网上、OA、手机)进行单据审批;财务在网上审核单据,报账款通过网银打入员工或者供应商的账户,员工在网上对账。全过程节约了领导、员工和财务人员大量的有效工作时间,提高全流程工作效率。

  中兴通讯自2005年引入财务共享服务管理模式,在全球范围内进行财务领域的业务整合,将原分散的业务整合共享形成集团统一的财务共享服务中心,实现了基于流程的专业化分工模式,逐步形成了以共享服务为基础的战略财务、业务财务、共享服务三分格局财务管理创新模式。2007年在先建立了财务共享服务中心基地。

  中铁建集团财务部曹部长到中兴通讯财务共享中心考察时说:“中兴通讯财务共享服务代表了目前世界上最先进的企业管理模式,是中国第一家也是唯一一家真正实现全球共享服务的财务管理平台”

  企业差旅费用作为企业排名前三位的可控支出,是薪酬之外的第一大费用,是可以通过先进的工具和手段加以控制和管理的。

  第一种模式:员工自行订票,拿票据回企业报销。这么方式很容易出现虚假发票、谎报价格等现象,且订票麻烦,员工花费时间多,订票服务质量也无法保证;

  第二种模式:企业在各地均指定票务代理公司统一订票,这种模式企业无法控制采购价格,也缺乏差旅管控手段,此外难以覆盖所有的分支机构,报销时企业也缺少具体的业务数据进行验证;

  第三种模式是集中网络票务代理,这种模式依然存在很多问题,网络票务代理无法给企业量身定制服务,无法提供企业级接口,无法给每个企业定制提供员工差旅分析报表,企业依然无法进行差旅管控。

  中兴通讯自2005年实施财务共享服务中心以来,通过信息化手段,将订票、报销、支付等重复性的财务业务进行标准化、简单化与流程化,并交由统一的服务中心来进行处理,从而让企业专注自身的核心业务,使得重复岗位减少、人员要求降低、分散的资源得到整合,达到降低成本、提升内部客户满意度、提升业务处理效率的目的。

  为了让更多企业能够分享中兴通讯差旅集中管理、建立共享服务中心的经验和收益,中兴通讯对外推出了“商旅e路通”企业商旅服务解决方案。

  该方案依托中兴通讯自身多年的全球财务管理和商旅管理经验,针对现代企业的差旅管理业务现状和未来发展,基于云平台,利用互联网为全球各大企业提供国内、国际商旅全程专业服务,实现了从差旅计划、订机票/酒店、出差总结、报销、支付、账务处理端到端全业务支撑,同时利用ICT技术手段,多渠道、推送式商旅管理,与企业内部管理信息系统(ERP、OA、财务、人事等)无缝集成,为各大企业实现了商旅管理的事前、事中、事后全程管控。

  a. 免费提供企业差旅管理平台,与现有IT系统集成,实现报销对接、商旅分析管控;

  a. 零投入,高回报。企业建设零投入,中兴通讯免费提供商旅平台硬件、软件、运维等相关服务,为企业带来高额回报:

  a) 集团化采购,成本领先,企业可享受航空公司、酒店的大客户协议优惠,平均成本下降30%;

  b) 采用大客户后付费模式,差旅费用由中兴通讯先行垫资,企业按周期结算,缓解企业资金压力;

  c) 通过差旅计划的管理,企业可以持续降低机票预订平均折扣,降低机票采购成本;

  e) 通过全生命周期的系统支撑,实现差旅行为数据分析,降低企业行政审计成本;

  f) 通过商旅、报账、ERP系统集成,实现自动化财务处理,降低企业财务处理成本。

  b. 规范员工差旅行为,通过“商旅e路通”云服务,企业可以规范员工差旅行为:

  a) 要求员工必须提前3-7天预定机票,订票成本可以下降20%-30%;

  b) 员工在酒店消费透明,避免了灰色支出,可以为企业节省10%-20%费用。

  c. “商旅e路通”云平台整合全球机票、酒店资源,可为企业共享规模采购优势。

  b) 国内国际各大航空公司资源,国际机票拥有绝对的价格优势、国内机票拥有共享规模采购的优势;

  d) 此外,还为企业高层VIP客户专享服务(免费)、提供全国60家机场VIP专享服务。

  d. 为企业提供全程可视化管理,从员工出差计划、差旅计划审批、机票酒店预订、差旅总结自动报销、差旅数据智能分析、差旅改进建议,平台提供全生命周期可视可控,可为企业高层定制商旅绩效实时数据看板。

  e. 云平台提供多种方式的订票和审批方式,员工可随时通过手机/平板/电脑预订机票、酒店,系统提供航空机构、酒店的直联,提供7*24小时全自动出票服务;领导可以随时通过短信/邮件/手机多方式审批员工出差申请、差旅费报销申请;

  f. 平台为企业提供高安全、高可靠的服务,采用云计算、云存储、全球6大云部署中心,保障云服务系统安全,按照ISO20000、ISO27001国际信息保密标准进行人员/工具/制度的设置,确保企业商旅信息安全。

  商旅e路通平台通过后端运营平台实现和航空机构、酒店预订系统对接,实现与国际机票库的对接,并与后端结算系统对接;通过前端平台实现与各大企业内部的IT平台如OA系统、ERP系统以及按照企业管理需要的其他系统实现对接,实现企业商旅自动化管理。

  企业员工通过电脑/手机/PAD登录商旅前端平台,或通过电话接入商旅e路通云平台呼叫中心进行机票或酒店的预订。

编辑:外汇 本文来源:中兴通讯财务HR共享平台方